DAS DATENSCHUTZ-GESETZ

Informationspflichten bei der Datenerhebung

Der Arbeitgeber hatte auch nach den bisherigen Vorschriften (§ 4 Abs. 3 BDSG) gegenüber den Beschäftigten bei der Datenerhebung Informationspflichten zu erfüllen. Diese Informationspflichten werden mit § 26 Abs. 2 Satz 4 BDSG fortgeführt. Danach hat der Arbeitgeber die beschäftigte Person über den Zweck der Datenverarbeitung und über ihr Widerspruchsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO in Textform aufzuklären.

§ 126b BGB definiert die Textform als „lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist“ und die „auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben“ wird. Eine Erklärung in Textform kann durch einfache schriftliche Erklärung, zum Beispiel per E-Mail oder WhatsApp-Nachricht, erfolgen und benötigt weder eine eigenhändige Unterschrift noch eine elektronische Signatur. Es genügt, dass die Abgabe der Erklärung nachweisbar ist und den Namen des Erklärenden enthält. Der Unterschied zur Schriftform besteht darin, dass die Erklärung eigenhändig unterschrieben oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist.

Bei der Datenerhebung ist der Betroffene gem. Art. 13 DSGVO über die dort genannten Sachverhalte zu informieren. Die Identität des Arbeitgebers und die Zweckbestimmung der Datenerhebung sind i. d. R. offensichtlich bzw. ergeben sich aus dem Zusammenhang, sodass darüber keine gesonderte Unterrichtung mehr erforderlich ist. Innerhalb eines Konzerns kann sich diese Anforderung nach einer Unterrichtung über die Identität des Arbeitgebers ergeben, wenn die Personalhoheit bzw. Personalzuständigkeit an die Konzernmutter oder an eine andere bestimmte Gesellschaft im Konzernverbund übertragen und dies bei der Einstellung für den Bewerber nicht erkennbar ist.

Über Kategorien von Empfängern muss der Betroffene ebenfalls unterrichtet werden. Ebenso besteht eine Unterrichtungspflicht, wenn zur Verarbeitung von Personaldaten im Wege der Datenverarbeitung im Auftrag Dienstleistungsunternehmen eingeschaltet werden oder wenn bestimmte personenbezogene Daten für konzernübergreifende Verarbeitungsverfahren an die Muttergesellschaft übertragen werden (insbesondere, wenn diese ihren Sitz im Ausland hat), soweit hierzu nicht ohnehin eine Einwilligung des Betroffenen erforderlich ist.

Diese Informationspflicht entfällt gem. Art. 13 Abs. 4 DSGVO nur dann, wenn der Betroffene bereits über die Informationen verfügt. Verlangt ist ein positives „Verfügen“ über die Information, d. h., der Betroffene muss nachvollziehbar bereits die Information erhalten haben oder über sie verfügen. Nur ein nach der allgemeinen Lebenserfahrung oder den Umständen nach „Wissenkönnen“ reicht nicht aus. Soweit aber z. B. ein Bewerber in einem Personalfragebogen Daten angibt, verfügt er hinsichtlich dieser Daten über diese Informationen und es entfällt eine nochmalige Informationspflicht.

Der Arbeitnehmer ist im Vorfeld über die Nutzungen und Übermittlungen seiner Daten zu unterrichten, sofern er nicht bereits auf andere Weise über diese Informationen verfügt.