DAS DATENSCHUTZ-GESETZ

Erlaubnistatbestände für die Verarbeitung von Personaldaten

In der DSGVO findet sich keine besondere Regelung zum Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis. Es gelten deshalb auch für den Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis die allgemeinen Vorschriften des Art. 6 Abs. 1 DSGVO über die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Art. 88 Abs. 1 DSGVO enthält jedoch für die Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext eine Öffnungsklausel mit dem Inhalt, dass die Mitgliedstaaten durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen spezifischere Vorschriften zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Freiheiten hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten im Beschäftigungskontext, insbesondere für Zwecke der Einstellung, der Erfüllung des Arbeitsvertrags einschließlich der Erfüllung von durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen festgelegten Pflichten, des Managements, der Planung und der Organisation der Arbeit, der Gleichheit und Diversität am Arbeitsplatz, der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz, des Schutzes des Eigentums der Arbeitgeber oder der Kunden sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen und für Zwecke der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses vorsehen können.

In Art. 88 Abs. 2 DSGVO schreibt der Verordnungsgeber ergänzend vor, dass diese Vorschriften geeignete und besondere Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person, insbesondere im Hinblick auf die Transparenz der Verarbeitung, die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe oder einer Gruppe von Unternehmen, die eine gemeinsame Wirtschaftstätigkeit ausüben, und die Überwachungssysteme am Arbeitsplatz umfassen müssen.

Von dieser Öffnungsklausel hat der deutsche Gesetzgeber Gebrauch gemacht und in § 26 Abs. 1 BDSG für die Bundesrepublik den Beschäftigungsdatenschutz wie folgt geregelt:

§ 6 Abs. 1 BDSG

Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. 2Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

Diese spezifischen Vorschriften gehen den Grundsatzbestimmungen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO vor, sind aber gem. § 1 Abs. 2 BDSG gegenüber anderen Rechtsvorschriften des Bundes über den Datenschutz subsidiär, d. h., andere Rechtvorschriften des Bundes gehen den Datenschutzvorschriften des BDSG vor, soweit sie den gleichen Sachverhalt regeln. Soweit jedoch diese Rechtsvorschriften des Bundes Sachverhalte nur teilweise oder lückenhaft regeln, greifen ergänzend die Vorschriften des BDSG.

In sachlicher Hinsicht gilt das BDSG für nichtöffentliche Stellen für die ganze oder teilweise automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie für nichtautomatisierte Verarbeitungen, soweit diese Daten in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Art. 4 Nr. 6 DSGVO definiert Dateisysteme als jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.

Für die Verarbeitung von Personaldaten einschließlich besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten erweitert § 26 Abs. 7 BDSG die Anwendung dieser Vorschriften des BDSG auch auf solche Daten von Beschäftigten, die nicht in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Damit unterfallen alle personenbezogenen Daten über Beschäftigte, unabhängig von der Art und Weise ihrer Speicherung und Verarbeitung, also auch Daten in unstrukturierten Aktensammlungen, den Vorschriften des BDSG und der DSGVO. Das entspricht der bisherigen Regelung des § 32 Abs. 2 BDSG.

Der Begriff der Verarbeitung ist in Art. 4 Nr. 2 DSGVO als jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung definiert und entspricht der bisherigen Definition in § 3 Nr. 2 bis 5 BDSG a. F. Damit werden hinsichtlich des sachlichen Umfangs des Begriffs der Verarbeitung von Personaldaten die bisherigen Regelungen des BDSG a. F. fortgeführt.

Auch hinsichtlich der Erlaubnistatbestände für die Verarbeitung von Personaldaten werden die bisherigen Regelungen fortgeführt. § 26 Abs. 1 BDSG wie das BDSG a. F. enthalten folgende Erlaubnistatbestände:

• Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
• Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses
• Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Aufdeckung von Straftaten

Im Rahmen dieser Erlaubnistatbestände behält sich der Gesetzgeber lt. Begründung in der BT-Drs. 18/11325 S. 97 vor, Fragen des Datenschutzes im Beschäftigungsverhältnis innerhalb dieser Vorschrift oder im Rahmen eines gesonderten Gesetzes konkretisierend bestimmte Grundsätze, die im Rahmen der Rechtsprechung zum geltenden Recht bereits angelegt sind, zu regeln. Dies gilt insbesondere für das Fragerecht bei der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, den expliziten Ausschluss von heimlichen Kontrollen im Beschäftigungsverhältnis, die Begrenzung der Lokalisierung von Beschäftigten sowie den Ausschluss von umfassenden Bewegungsprofilen, den Ausschluss von Dauerüberwachungen und die Verwendung biometrischer Daten zu Authentifizierungs- und Autorisierungszwecken.

Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses

Zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, d. h. im Bewerbungsverfahren, dürfen alle für eine Entscheidung über die Einstellung erforderlichen personenbezogenen Daten erhoben werden. Neben dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist hier insbesondere die umfangreiche Rechtsprechung zum Fragerecht des Arbeitgebers zu berücksichtigen. Abzugrenzen ist zwischen Fragen, die für die Bewerberauswahl erforderlich sind, und solchen, die erst später bei der Einstellung zum Tragen kommen. So sind Fragen zu den sozialen Verhältnissen, zur Religionszugehörigkeit oder zur Krankenversicherung erst bei der Einstellung von Bedeutung und dürfen deshalb, von eng begrenzten Ausnahmen (z. B. Frage nach der Religionszugehörigkeit bei einer Bewerbung in einer kirchlichen Einrichtung) abgesehen, nicht schon im Bewerbungsverfahren erhoben werden.

Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses

Auch bezüglich der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bringt § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG keine neuen Regelungen, sondern entspricht insoweit den bisher von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätzen zum Arbeitnehmerdatenschutz. Zur Einstellung und nach der Einstellung darf der Arbeitgeber vom Beschäftigten alle Daten über Umstände und Sachverhalte erheben und speichern, die erforderlich sind, um seine Pflichten im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis erfüllen zu können. Zulässig sind unter diesen Gesichtspunkten alle Daten, die im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, zur Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, zur Mitarbeiterführung, Personalplanung, zur betrieblichen Fortbildung und Personalentwicklung etc. erforderlich sind.